چند تکنیک ساده برای مدیریت زمان

چند تکنیک ساده برای مدیریت زمان

مدیریت زمان یکی از مهم ترین کارهائیه که باید در دنیای پیشرفته امروزی یاد بگیریم. چرا؟! چون کارهای زیادی هست که باید انجامش بدیم و دوست داریم در زمینه هایی که فعالیت داریم ورژن خوبی از خودمون رو ارئه بدیم. برای اینکه فکرتون رو آزادتر کنید و در طول روز احساس راحتی بیشتری داشته باشید واقعا نیاز هست که زمانتون رو مدیریت کنید. بهترین موقع برای اینکه این کار رو شروع کنید بیست سالگیه و هرچه زودتر به این کار عادت کنید زندگی موفق تری در آینده دارید. اگر که الان سنتون از بیست سال بیشتر شده هم اصلا جای نگرانی نیست. ماهی رو هر وقت از آب بگیری تازه ست.

مدیریت زمان به روش صحیح

از موبایل یا دفترچه برای مدیریت زمان استفاده کنیم

اگر زندگیمون رو به چند بخش خصوصی، اجتماعی، شغلی و تحصیلی تقسیم کنیم؛ توی هر بخش همیشه قرارهایی هست که باید به خاطر داشته باشیم یا کارهایی وجود دارند که باید سر زمان مشخص انجام بشن. اینکه تمام این کارها رو به یاد داشته باشیم انرژی زیادی رو از ما می گیره و همون طور که میدونید هرچی سعی کنیم جلوی اتلاف انرژیمون رو بگیریم در عوض برای کارهای مهم ترمون توی روز انرژی بیشتری داریم و خوشحال تریم. پس اگر شما هم مثل من همیشه با ضربدر زدن رو دستتون یا سپردن به دوستاتون سعی در به یاد آوردن کارها و قرارهاتون دارید، به خودتون انقدر زحمت ندین و به جاش از برنامه های موبایلی که برای این کار ساخته شدن استفاده کنید. مثلا Google Calendar یکی از همین برنامه هاست که کارهایی که تو روزهای تقویمش بنویسید رو با آلارم به شما یادآوری می کنه. از طرف دیگه اگه مثل من به نوشتن و دفتر و کتاب علاقه دارین یا حوصله ی نصب یه برنامه ی دیگه رو گوشیتون رو ندارید می تونید از یه دفترچه کوچیک برای این کار استفاده کنید. کارهای مربوط به بخش های مختلف زندگیتون رو تو تقویم دفترچه بنویسید و هر هفته چک کنید ببینید چه قرارهایی برای اون هفته تو دفترتون ثبت کردید. به همین راحتی می تونیم با فکر آزادتر روزامون رو سپری کنیم و به کارهای مهممون هم سر وقت برسیم.

7 تا 9 ساعت در شب بخوابیم

این جمله رو خیلی شنیدیم و اینم میدونم که رعایت این مسئله به راحتی گفتنش نیست. اما رعایت این نکته به حدی در حال و هوای روز ما تاثیر گذاره که بهتره نهایت تلاشمون رو بکنیم تا این اتفاق بیفته. اصلا این موضوع می تونه خودش جداگانه یه هدف باشه برامون تا با رسیدن بهش به مدیریت زمانمون هم کمک بزرگی کرده باشیم. در صورتی که شب به اندازه ی مناسب و کافی بخوابیم در طول روز کاری، انرژی کافی برای انجام دادن کارهامون داریم و به عبارتی توی کاری درجا نمی زنیم و زمانمون هدر نمیره.

پیشرفت در مدیریت زمان با کمک هفته های گذشته

اگر تعجب کردید که هفته های گذشته چه کمکی می تونن به پیشرفت ما در زمان حال و مدیریت زمان فعلیمون داشته باشن صبر کنید تا این موضوع براتون روشن بشه.

هفته های گذشته در حقیقت نمونه ی ارائه شده از مدیریت زمان شما هستن پس برای بررسی نقاط قوت و ضعفتون ارزشمندند. برای اینکه بهره وری بیشتری داشته باشید نگاهی به تقویم هفته ی گذشته تون بندازید و کارهایی که انجام دادید رو بررسی کنید. اگر کاری عقب افتاده یا نیاز هست دوباره تکرار شه وارد هفته ی بعد کنید و اگر جایی تو هفته عملکرد خوبی نداشتید یه علامت خاص برای اون روز بذارین تا در هفته ی بعد عامل تخریب کننده حس و حالتون تو اون روز رو پیدا کنید. اگر که کارهای روزها و هفته های گذشتتون رو یادتون نمیاد هم یک راه ساده تر برای این روش هست. میتونید در طول یک هفته تمامی کارهای روزمره ای که انجام میدید رو یادداشت کنید و در پایان هفته نگاهی به زمان هایی که برای کارهای مختلف صرف کردید بندازید تا به نحوه زمانبندی خودتون پی ببرید.

من اینجا یه لیست از مهم ترین کارهایی که در آخر هفته ها می تونین انجام بدین رو بهتون میدم.

  • چک کردن پیام ها و ایمیل های باقی مانده
  • نوشتن قرارهای هفته آینده در تقویم
  • و مهم ترین کار اینکه به هدف های آیندتون فکر کنید و ببینید توی هفته ی پیش رو چه کارهایی می تونید برای نزدیک تر شدن بهشون بردارید و اونا رو تو برنامه هفتگیتون جا بدید.

کارهای مهم را در بهترین زمان انجام بدید

کارهای مهم کارهایی هستند که از اولویت بیشتری برخوردارن و معمولا به انرژی بیشتری نیاز دارند. این کارها رو در ساعت های قبل از ظهر انجام بدید چون انرژی بیشتری دارید و با انجام دادن کارهای مهم در ساعت های اول کاری حس بهتری در ادامه روز دارید و بازدهی تون هم برای انجام دادن کارهای دیگه به مراتب بیشتر میشه.

لطفا چند کاره نباشید

یه کاره باشید ? دقیقا منظورم از این جمله همین بود.

برای اینکه تمرکز بیشتری تو کارهاتون داشته باشید اینکه چند کار رو همزمان با هم انجام بدید اصلا ایده ی جالبی نیست. در ظاهر شاید به نظر بیاد که در حال صرفه جویی در زمان هستید اما در اصل این کار رو انجام نمیدید و باعث خستگی بیشتر خودتون میشید. بهترین راه برای مدیریت زمان وقتی که کارهای زیادی دارید اولویت بندی آنها و بعد انجامشون به ترتیب اولویته. هر بار روی یک کار تمرکز کنید و انجامش بدید بعد یه استراحت کوتاه (جایزه) و دوباره انجام کار بعدی با تمرکز فقط روی اون کار. به همین ترتیب انجام بدید تا کامروا بشید.

لیست 3 ستاره داشته باشید

تا اینجا همه ی ما در طول روز کارهایی داریم که اونارو نوشتیم و قراره انجام بشن. اما کی خبر داره که روزش چه جوری قراره بگذره؟ ممکنه یه تلفن پیش بینی نشده یا قرار غیر منتظره پیش بیاد. اون موقع باید چیکار کنیم تا هنوز هم از خودمون راضی باشیم و مدیریت زمان رو به درستی انجام داده باشیم؟ برای چنین موقعیت هایی همیشه یه لیست سه ستاره برای کارهای روزمرتون داشته باشین. نه به این معنی که یه لیست جداگانه درست کنید نه! فقط توی همون لیستی که دارید کنار 3 تا کار مهم که حتما باید اون روز انجام بشند ستاره بزنید و اگر اتفاق خارج از برناه ای براتون پیش اومد بقیه کارهارو موکول به زمان بعدی کنید و تنها به سه تا ستارتون وفادار بمونید.

زمان استراحت و تفریح را مشخص کنید

برای آخر هفته ها برنامه ریزی کنید. مدیریت زمان در طول هفته بدون اینکه بدونیم اگه کارهارو خوب پیش ببریم آخر هفته می تونیم چه کارایی انجام بدیم و چه جایزه هایی به خودمون بدیم کار سختی میشه! پس همیشه بدونید که به عنوان استراحت قراره چه کاری انجام بدین و آخر هفته چه برنامه ی هیجان انگیزی منتظرتونه. به این نکته هم توجه کنید که نیاز نیست اگر هزینه ی برنامه های خاص رو ندارید زانوی غم بغل کنید! دیدن یک فیلم که مدت هاست راجع بهش شنیدید، خوندن کتاب مورد علاقه تون توی سکوت، یه پیاده روی دلچسب یا دیدن دوستانتون از کارای کم هزینه با تاثیر زیاد هستن که می تونید با توجه به سلیقه تون یکی از اونا رو برای آخر هفته انتخاب کنید. اگر هم مثل بعضی ها به خواب و غذا علاقه دارید به خودتون قول یه خواب صبح یا یه صبحانه ی مفصل رو بدید.

تمرین کنید که “نه” بگویید

خود من به شخصه همیشه توی این مورد مشکل داشتم و الان مدتیه که تونستم یاد بگیرم مهربون بودن با وقت گذاشتن برای همه فرق داره. اینکه ما جایی تو برنامه هامون برای کارهایی که ازمون تقاضا میشه نداریم اصلا به معنی بدجنس بودن نیست. اگر کسی از شما درخواستی داشت به لیست کاراتون نگاه کنید در صورتی که اون شخص براتون عزیز بود تا حد امکان ببینید چه جوری میتونید برنامتون رو جا به جا کنید تا بهش کمک کنید. اما اگر نشد بهش بگید در یک زمان دیگه در هفته آینده می تونید بهش کمک کنید. اگر حتی فکر کردن به این جمله هم براتون سخته نیازه روی این موضوع کار کنید و کتاب های زیادی هست که می تونه بهتون کمک کنه. برای مدیریت زمان باید نه گفتن رو یاد بگیریم.

اشتباه کردم؟ دوباره ادامه میدهم

کتمان اشتباه کاملا بی فایده ست. یاد بگیریم اگر اشتباهی کردیم با خودمون صادق باشیم و در پی اصلاحش باشیم. بعضی وقت ها خیلی زیر پوستی توی مکالمه هامون با خودمون سر خودمونو کلاه میذاریم یا اون بچه کوچولوی تو وجودمون میگه نه تقصیر من نبود. در اینجور مواقع خودتونو آروم کنید و بعد به خودتون بگید مهم اینه که از این اشتباه درس بگیرم و جلو برم. موندن توی یک اشتباه بدترین تصمیمه که هیج جایی در مدیریت درست زمان نداره.

منبع: مجله زرافه

نظرات کاربران